Mitä taloyhtiön kannattaa huomioida kiinteistöhuoltoa valitessa? Kokosimme tärkeimmät asiat, jotka auttavat hallitusta ja isännöitsijää löytämään sopivan kiinteistöhuollon.
Kaikki taloyhtiöt haluavat omiin tarpeisiinsa sopivaa ja laadukasta kiinteistön hoitoa. Jokaisen taloyhtiön ja isännöitsijän tavoitteena lienee myös se, että asukkaiden asuminen on viihtyisää ja turvallista – heidän on hyvä olla kotona.
Taloyhtiön kiinteistöhuolto vaikuttaa suoraan kiinteistön toimivuuteen, turvallisuuteen ja asumisen sujuvuuteen. Hyvä kiinteistöhuolto ei tarkoita pelkästään vikojen korjaamista, vaan myös ennakoivaa ylläpitoa, toimivaa yhteistyötä ja selkeitä toimintatapoja.
Tälle sivulle kokosimme tärkeimmät asiat, jotka taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kannattaa huomioida kiinteistöhuoltoa kilpailuttaessa tai palvelukumppania valittaessa.
Kiinteistöhuollon tarvekartoitus: Kiinteistöhuolto kannattaa mitoittaa taloyhtiön tarpeiden mukaan
Jokainen taloyhtiö on erilainen. Kiinteistöhuollon laajuuteen vaikuttavat esimerkiksi:
- kiinteistön koko
- rakennusten määrä
- piha-alueiden laajuus
- talotekniikka
- asukkaiden määrä
- käyttöaste
Siksi palvelukuvaus kannattaa laatia yhdessä taloyhtiön tarpeiden pohjalta. Samalla voidaan arvioida, mitä palveluita kannattaa sisällyttää samaan sopimukseen, kuten siivous, piha-alueiden hoito tai tekniset huoltopalvelut.
Selvitä, miten kiinteistöhuolto toimii arjessa
Osataanko ennakoida huoltotarpeita? Mitä tapahtuu, kun aurauskalusto hajoaa kesken lumipyryn? Entäpä miten lomatuuraukset on mietitty? Toimintatavoista keskusteleminen on hyvä tehdä perusteellisesti. Huoltoyhtiö on paljon vartijana, jolloin resurssikysymykset tai huollon suunnitelmallinen toteuttaminen kannattaa purkaa yhdessä auki. Kotikadun paikallisten yksiköiden tukena on aina naapuriyksikkö, josta niin koneen kun osaavan tekijänkin lainaaminen onnistuu helposti.
Hyvällä kiinteistönhoitoyhtiöllä on aina yksi päämäärä ylitse muiden: pitää huolta asukkaiden turvallisesta ja viihtyisästä asumisesta kellon ja kalenterin ympäri. Miten päivystys toimii ja miten poikkeustilanteet hoidetaan? Päivystystä ei välttämättä tule edes ajatelleeksi, ennen kuin sitä itse kipeästi tarvitsee. Sujuvasti saavutettava päivystäjä ja nopeasti saapuva kiinteistönhoitaja ovat iso apu, kun arjessa sattuu kohdalle kiireellistä toimintaa edellyttävä tilanne.
Muista, että hyvä huolto on aina tilaajan ja toimittajan yhteispeliä; laadukas kiinteistöpalveluyhtiö kuuntelee ja kuulee asiakkaitaan sekä viestii avoimesti ja tehokkaasti toiminnastaan. Yhteydenpidon merkitys on tärkeä – viestien pitää kulkea molempiin suuntiin. Myös jatkuva laaduntarkkailu on tärkeää, se tukee palvelun kehittämistä lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä.
Kannattaa kysyä esimerkiksi:
- Miten vikailmoitukset käsitellään?
- Miten päivystys toimii?
- Miten sijaisuudet järjestetään?
- Mitä tapahtuu poikkeustilanteissa?
- Onko käytettävissä riittävästi henkilöstöä ja kalustoa?
Varmistu huoltoyhtiön osaamisesta
Huoltoyhtiön on hyvä olla tekemisissään aina askeleen aikaa edellä. Kunnossapitotarpeiden ennakoiva havainnointi ja kerralla kuntoon -asenne ovat laadukkaan ja luotettavan huoltotoiminnan peruskiviä.
Varmistu myös, että huoltoyhtiö toimii osaavasti kaikissa tilanteissa. Ota kiertelemättä puheeksi esimerkiksi se, miten huoltoyhtiö toimii vesivahingon sattuessa. Mielessä kannattaa pitää myös, että paikallisen, asuinalueen ominaispiirteet tuntevan huoltoyhtiön palvelu on monesti sujuvampaa, nopeampaa ja kustannustehokkaampaa.
Kun yhden toimittajan kautta voi tilata useita palveluita, on se asukkaalle ja isännöitsijälle kätevämpää. Kotikadulta saa kaikki kiinteistön huoltoon ja ylläpitoon liittyvät palvelut aina kiinteistönhoidosta siivoukseen ja talotekniikan erityispalveluihin asti. Kauttamme onnistuvat myös sähkö- ja putkityöt, remonttihommat sekä vahinkosaneeraukset.
Mitä kannattaa kysyä ennen kiinteistöhuollon kilpailutusta?
- Miten palvelu mitoitetaan taloyhtiömme tarpeisiin?
- Kuka toimii yhteyshenkilönä?
- Miten päivystys toimii?
- Kuinka palvelun laatua seurataan?
- Mitä palveluita voidaan yhdistää samaan sopimukseen?
- Miten muutoksista sovitaan?
Hyvä kiinteistöhuolto näkyy myös asukkaille
Asukkaat ovat päivittäin tekemisissä kiinteistöhuollon kanssa. Siksi on tärkeää, että huoltoyhtiö on helposti tavoitettavissa ja asiointi onnistuu useilla tavoilla. Asiointi Kotikadun kanssa onnistuu niin verkossa kuin perinteisemmillä tavoilla puhelimitse tai kivijalkapalvelupisteiden kautta. Meidän asiakaspalvelussa tunnetaan kotitalot ja asuinalueet – asukkaiden on helppo jutella paikallisen asiakaspalvelun kanssa. Vastaukset asukkaan arkisiin pulmiin ja yleisimpiin kysymyksiin löytyy kätevästi myös verkkosivultamme.
Selkeä viestintä auttaa myös vähentämään turhia yhteydenottoja.
Näin hyvä huoltoyhteistyö käynnistyy
