Kotikadulla digitaalisuus on toiminnan keskiössä – meillä on digistrategia, jonka mukaan haluamme olla yksi alan johtavista toimijoista digiratkaisuiden saralla. Digistrategialla halutaan varmistaa, että työntekijöiden työ on mielekästä ja tehokasta.

Toimistoväen siirtyessä laajamittaisesti etätyöhön keväällä 2020, oli tarve ottaa käyttöön etätyötä tukevia tomintatapoja ja järjestelmiä. Teamsin käyttöönotto sujui mallikkaasti kumppanimme Sulavan sekä omasta organisaatiostamme koottujen digiagenttien avustuksella.

Kotikadun organisaatio koostuu hyvin monenlaisista rooleista. Suuri osa työntekijöistä on kentällä traktoreiden, mikrokuituliinojen ja muiden työkalujen kanssa ja noin kolmasosa työskentelee tiiviisti tietokoneella. Teams toimii nyt organisaation tietokonekäyttäjien yhteistyöalustana ja laajentaminen kentälle on myös suunnitelmissa. Käytännössä Kotikadun Teamsiin on keskitetty dokumenttien ja projektien hallinta, yhteistyön tekeminen ja kokoukset. Teams soveltuu hyvin yhtiön paikalliseen ketterään toimintamalliin, jossa kokeillaan ja opitaan paljon ja nopeasti.

– Perinteisesti kiinteistöalaa ovat vaivanneet valtavat järjestelmäviidakot, joista olemme halunneet päästä eroon alustastrategiallamme ja modernin työn työkaluilla, kommentoi Kotikadun projektipäällikkö Minna Honkanen. Käytännössä tavoitteenamme on, että työntekijöillämme on vain muutama järjestelmä, jonne kirjautua.

Kotikadun arvoja ja yrityskulttuuria leimaavat vahvasti paikallisuus. Teamsin käyttöönotto on lisännyt huomattavasti ihmisten välistä vuorovaikutusta ja välimatkat ovat kadonneet. Se on tarjonnut suoran kanavan vaikkapa Oulusta Helsingin Vuosaareen.

–  Yhteistyön helpottuminen ja tiedonsaannin ja -jakamisen avoimuus mahdollistavat meillä monenlaisia uusia asioita ja se on vaikuttanut myös yrityskulttuuriimme. Teams on tuonut meille paikan missä laajalle levittynyt organisaatiomme voi kohdata, Minna jatkaa.

Vuodessa valtava muutos

Kotikadun Teams-projekti sai vauhdikkaan lähdön, sillä aloituskokous pidettiin huhtikuun 2020 alussa, jolloin ihmiset olivat jo siirtyneet vahvasti kotikonttoreihinsa. Yhteistyössä Sulavan kanssa toteutetun projektin alussa mentiinkin heti ”syvään päähän”, kun tehokkaan etätyön mahdollistaminen oli heti välttämätöntä. Teamsin ja OneDriven jalkauttamisen lisäksi projektissa luotiin Teams-pelikirja ohjeistamaan käyttöönotossa ja suunniteltiin kattava johdon ja muun henkilöstön koulutusohjelma.

– Vajaassa vuodessa olemme saaneet ihan valtavasti muutoksia aikaiseksi. Avoimuus ja yhteistyö eri yksiköiden välillä on ottanut suuren loikan ja esimerkiksi IT-funktiomme rooli on muuttunut koko firman laajuisesti. Nyt meillä on keskitetyt hallintapalvelut, joista tarjotaan laadukkaita IT-palveluja yhdestä osoitteesta, Minna kommentoi.

Teamsin käyttöönotto myös edesauttoi yhtiön yhdistymistä PHM Groupin kanssa syksyllä 2020. Maaliskuussa 2021 Kotikadun Microsoft-järjestelmiä ollaan tuomassa myös PHM:n työntekijöiden käyttöön.

Digiagentit digiapureina

Kotikadun Teams-projektin jalkauttamiseen rakennettiin digiagenttien ryhmä, jonka tarkoituksena oli tukea työntekijöitä lähinnä Teams-käyttöönotossa – tällä hetkellä yhtiön 25 digiagenttia toimivat laajemminkin digiasioiden neuvonantajina työntekijöille ja teknisten ideoiden sparraustiiminä johdon suuntaan. Digiagenttien rekrytoimiseen toteutettiin sisäinen markkinointikampanja, jossa käytettiin hienoja digiagenttikuvituksia ja tämä innosti monia mukaan. Yhtiön tietohallintojohtaja Juha Allonen oli hankkeen päätukija ja kiinnostuneita lähti runsain mitoin mukaan. Digiagenttien ryhmässä on mukana monenlaisia työrooleja aluejohtajasta asiakaspalvelijaan ja tiimi kokoontuu joka viikko.

– Lähdimme avoimin mielin kokeilemaan digiagenttimallia, vaikka meillä ei ollut tällaista ikinä ennen tehty kohtaamispaikkojen puuttuessa, Minna sanoo.

Kentän ääni kuuluviin digiagenttien kautta

Yksi ryhmän aktiiveista on Helsingin Vuosaaren yksikön työnjohtaja Joonas Mansikka, joka liittyi ryhmään ennen kaikkea kiinnostuksesta tietotekniikkaan ja kaikenlaisiin uusiin asioihin.

– Meidän digiagenttien tehtävänä on ennen kaikkea edistää digitaalisten järjestelmien, kuten Teamsin, käyttöä ja jalkautusta entistä laajemmalle organisaatioon. Toimimme myös kentän edustajina ja sitä kautta IT-tiimimme saa tukea ja ideoita eri hankkeiden toteutukseen, ja me saamme myös kentän äänen kuuluviin sinne suuntaan, Joonas kommentoi.

– Halusin olla mukana projektissa, jossa pääsen etulinjasta näkemään, miten tällainen järjestelmä otetaan käyttöön isossa organisaatiossa. Toki halusin myös päästä itse vaikuttamaan siihen, miten järjestelmää käytetään omassa yksikössäni ja laajemmin firmassa. Uteliaisuus teknologiaan vei mukaan, sillä kyllä minussa hieman nörtin vikaa on, Joonas jatkaa.

Sulava ymmärsi kulttuurin

Yksi Kotikadun yrityskulttuurin kehittämisen osa-alueista on luotettujen kumppanien syväosaamisen hyödyntäminen. Sulava oli tiiviisti mukana projektissa ja toi muun muassa kulttuurimuutosasiaa vahvasti agendalle.

– Yhteistyömme toimi loistavasti ja mukana ollut Sulavan konsultti oli paras mitä olen koskaan tavannut. Myös Sulavan erittäin laaja-alainen osaamispooli on hieno juttu. Sieltä saa aina apua nopeasti ja ketterästi, Minna sanoo ja jatkaa: Yrityksemme ei ole mikään ultramoderni startup vaan olemme loppujen lopuksi aika perinteinen kiinteistöhuoltofirma. Sulavan konsultti sai nopeasti kiinni yrityskulttuuristamme.

Artikkelin on kirjoittanuta Juhani Lassila ja se on  julkaistu myös Sulavan sivuilla.